Begleitschreiben - erforderlich?

Am 24.1.2002 fragte ich in der gbv-Fernleih-Liste und in der Fragen des LV-Liste nach, ob die Begleitschreiben zu den Fernleihsendungen noch nötig sind. Zu diesem Thema ein Auszug aus dem "Ergebnisprotokoll des Erfahrungsaustausches über die Online-Fernleihe im GBV vom
13.6.2001":

"TOP 4 - Einzelfragen aus der Praxis, (3)
Einige Bibliotheken schicken Bücher ohne jede Angaben an die gebende
Bibliothek zurück. Das führt dort zu einem erhöhten Aufwand, wenn
noch konventionell verbucht wird. Daher muss jedem Buch der
Bestellschein beigefügt sein, der zumindest die nehmende Bibliothek
und die Bestellnummer enthält. Die Teilnehmer waren sich einig, dass
ein (Sammel-)Begleitschreiben, das alle Teile einer Sendung aufführt,
nicht erforderlich ist."

Hier ein paar Antworten von den KollegInnen:

ich halte Begleitschreiben für nicht erforderlich und bin seit geraumer Zeit auch dazu übergegangen, keine mehr zu versenden. Schließlich sind auf dem Begleitschreiben keine zusätzlichen Informationen zu finden, sondern nur doppelte.

von unserer Seite aus reicht es vollkommen aus die Bände ohne extra Begleitschreiben zurück zu senden. Auch wir verzichten auf Begleitschreiben, die Bücher für die aktive Fernleihe...

auch wir (...) würden gern auf die "Begleitschreiben" im Leihverkehr
verzichten. Voraussetzung wäre allerdings, dass die gebende Bibliothek alle
Teile des Leihscheinabschnitts ausfüllt. Leider fehlt meist in den Feldern
"Aus:" und "Zahl d. Bände" der entsprechende Eintrag. Beiliegende Fahnen
gebender Bibliotheken (die bis zur Rückgabe im Buch verbleiben) mit
eventuellen Ausleihbeschränkungen sind ausreichend und zeigen dem Nutzer,
dass die eventuellen Entleihungsbedingungen (verkürzte Leihfrist,
Lesesaalbenutzung usw.) keine Erfindung der Mitarbeiter der nehmenden
Bibliothek sind, sondern von den gebenden Bibliotheken festgelegt wurden.

Ihre Anfrage spricht mir aus dem Herzen, da es immer schwieriger wird, eine Druckerei für diese Begleitschreiben zu finden. Kopieren ist zwar auch ganz schön, aber ebenfalls sehr zeitaufwendig!

Zum einen stehen für einen selber einige Infos darauf um das Verpacken zu
erleichtern.
Hier ist dadurch eine Kontrolle der zu versendenden Werke gegeben (Anzahl,
richtiges Werk, Best. Nr. Signatur), damit verbunden ist an unserem Schreiben, durch Perforation abtrennbar, ein Adressaufkleber vorhanden.
Zum anderen ist eine Eingangskontrolle bei der empfangenden Bibliothek
schnell möglich und Besonderheiten wie eingeschränkte Ausleihmodalitäten
sind auf einen Blick erkennbar. Auch Standartmodalitäten können abgelesen
werden

In der Fernleihe der (...) benutzen wir keine Begleitschreiben und
heben auch keine Begleitschreiben auf. Unsere personelle Decke ist so
gering, dass wir schon vor Jahren jeden auch nur möglichen Arbeitsaufwand in die Abwägung von Aufwand und Nutzen stellen mussten - dabei sind die
Begleitschreiben als redundant herausgefallen.

Vielen Dank an Horst Hilger für die Weiterleitung an die KollegInnen der SüdWest-Region

1. Position (mehrheitliche Stellungnahme): "Ein Begleitschreiben ist aus
folgenden Gruenden notwendig: Die Sendung kann auf ihre Vollstaendigkeit
ueberprueft werden: Sowohl eine Kontrolle beim Versand durch die gebende
Bibliothek, als auch Kontrolle beim Eingang in der nehmenden Bibliothek. Und auch nur sinnvoll, wenn die Bestellnummern aufgefuehrt sind. Wir erhalten
inzwischen auch Begleitschreiben, wo nur die Anzahl der Baende
aufgefuehrt ist. Das bringt nichts, da man ja nicht feststellen kann,
welcher Band fehlt. In Tuebingen koennen wir durch "Biber" per
Tastendruck das Begleitschreiben ausloesen. Ingesamt waeren wir fuer die
Beibehaltung des Begleitschreibens, auch im Hinblick auf die
Verknuepfung der verschiedenen Buecherautos mit Containern. Da kann doch leicht etwas auseinander oder durcheinander geraten. Eine Kontrolle
ueber den Eingang von Buechern ist ohne Begleitschreiben nicht
gewaehrleistet" (UB Tübingen). In diesem Sinne äussern sich ebenfalls
die WLB Stuttgart, die SULB Saarbrücken und einige andere (mittelgrosse)
Bibliotheken.

2. Position (Minderheit):
Die Bibliothek der PH Ludwigsburg meint: "Begleitschreiben nur noch bei
Fällen wie -verkürzte Leihfrist, -nur im Lesesaal benutzen, -keine
Verlängerung möglich usw. Nicht bei ganz normalen Ausleihen". Die LB
Speyer meint: "wir sind zu dem Ergebnis gekommen, daß wir ohne
Begleitschreiben leben können. Für uns wäre es auch eine Entlastung,
wenn wir keine mehr schreiben bräuchten. Wichtig wäre aber, daß
Informationen über Ausleihbeschränkungen nicht verloren gehen.
Beigelegte Bücherfahnen fliegen leider hin und wieder in der Gegend rum.
Vielleicht sollte für Sonderkonditionen ein Begleitschreiben gemacht werden, für die Routinen aber nicht."

Also - Fazit: Die meisten Bibliotheken im Südwesten befürworten auch
weiterhin ein Begleitschreiben. Hauptargument ist die Kontrolle der
Vollständigkeit !!!

Fazit:

Viele grössere Bibliotheken finden ein Begleitschreiben sinnvoll. Wohl meist aus betriebsinternen Gründen, z.B. um der Poststelle die Arbeit zu erleichtern. Die Bibliotheken, die entsprechende EDV-System mit automatischer Erstellung des Begleitschreiben benutzen, haben logischerweise nichts gegen das Schreiben, meist wird ja hierdurch auch gleich ein Etikett gedruckt. Viele kleinere Bibliotheken, die kein so hohes Aufkommen haben, würden gerne auf das Schreiben verzichten. Es ist ziemlich zeitraubend, diese Schreiben von Hand auszufüllen, der Nutzen ist zumindest fraglich:

• Als Rückversicherung ist das Begleitschreiben sinnlos, da sowieso die nehmende Bibliothek ein evtl. verschwundenes Buch ersetzen muss
• Bei Container bzw. Bücherwagenversand ist laut LVO kein Begleitschreiben erforderlich.
• Auf jeden Fall erforderlich ist der (rosa) Bestellabschnitt im Buch (mit Sigel der nehmenden und gebenden Bibliothek, Bandanzahl und Bestellnummer) bzw. der Bestellschein im DIN A4-Format (z.B. bei GBV/PICA Bestellungen)
• als nützlich haben sich die Fahnen mit besonderen Konditionen (verkürzte Leihfrist, nur Lesesaal usw.) erwiesen, die in die Bücher eingelegt werden.

Das war natürlich keine offizielle Umfrage, sondern nur ein Meinungsbild. Was jede einzelne Bibliothek daraus macht, ist ihr selbst überlassen. Das Verfahren in der norddeutschen Region ist oben beschrieben. Meine ganz persönliche Meinung: Wer will, soll weiterhin Begleitschreiben erstellen, wem es zu viele Umstände macht, kann darauf verzichten, wenn die Bestellinformationen korrekt im Buch eingelegt sind.

Kommentare, Ergänzungen bitte an mich.